Le rendez-vous de démarche
L'assistante propose trois créneaux libres en respectant le délai de prévenance que vous fixez.
L'accueil téléphonique de votre service, même aux heures de fermeture
Le guichet est fermé : l'assistante répond à l'usager, lui indique les pièces à fournir et fixe un rendez-vous.
7 jours d'essai · carte demandée, rien prélevé pendant l'essai
Un accueil administratif répond souvent aux mêmes questions : horaires, documents, délais. L'assistante y répond avec vos informations, à toute heure.
Elle parle d'usagers et de démarches. Elle note l'objet de la demande et la référence du dossier quand l'usager la donne.
Ce que vous gagnez
- Les usagers obtiennent la liste des pièces à fournir avant de se déplacer.
- Les rendez-vous de démarche se calent dans vos horaires d'ouverture.
- Vos agents d'accueil sont moins interrompus par les questions répétées.
- Chaque demande particulière vous arrive par écrit, avec la référence du dossier.
Les appels que l'assistante gère pour vous
Les pièces à fournir
Elle donne la liste des documents que vous avez renseignée, pour que l'usager vienne avec un dossier complet.
Le dossier en cours
Elle note l'objet de la demande et la référence du dossier, et vous transmet une fiche à traiter.
Horaires et accès
Jours d'ouverture, adresse, démarches en ligne : elle répond avec les informations que vous avez écrites.
Décaler un rendez-vous
L'usager retrouve son rendez-vous par son numéro de téléphone et choisit une autre date.
Exemple d'appel
ExempleUn vendredi à 18 heures, l'accueil vient de fermer. Conversation fictive, pour illustrer le fonctionnement.
- AssistanteBonjour, Association Ensemble 974, je suis Juliette, l'assistante virtuelle. Je vous écoute.
- ClientBonjour, je voudrais m'inscrire à l'aide aux devoirs pour mon fils. Qu'est-ce qu'il faut apporter ?
- AssistantePour l'inscription, il faut une pièce d'identité, un justificatif de domicile et le carnet de santé. Voulez-vous un rendez-vous ?
- ClientOui, s'il vous plaît.
- AssistanteJe vous propose mardi à 9 heures, à 14 heures ou mercredi à 10 heures. Lequel vous convient ?
- ClientMercredi 10 heures. Je m'appelle Annie.
- AssistanteParfait Annie, votre rendez-vous est confirmé mercredi à 10 heures. Vous allez recevoir un SMS de confirmation.
À La Réunion
- Horaires, créneaux et confirmations à l'heure de La Réunion (UTC+4).
- Jours fériés réunionnais pris en compte, dont le 20 décembre : aucun créneau n'est proposé ces jours-là.
- Vous gardez votre numéro habituel : il est renvoyé vers le numéro dédié inclus. Les mobiles en 0692 et 0693 sont reconnus.
- Les jours fériés réunionnais, dont le 20 décembre, sont exclus des créneaux, et tout est calculé à l'heure de l'île.
Questions fréquentes
L'assistante peut-elle donner la liste des pièces à fournir ?
Oui, si vous l'avez renseignée. Elle donne exactement vos listes, sans en inventer.
Peut-elle imposer un d élai avant le rendez-vous ?
Oui. Vous fixez un délai minimum de réservation, et aucun créneau plus proche n'est proposé.
Que fait-elle pour un dossier en cours ?
Elle note l'objet de la demande et la référence du dossier. Quand l'appel demande une suite, vous recevez une fiche « Appel à traiter » par SMS et e-mail.
Peut-elle traiter une démarche à la place de l'usager ?
Non. Elle informe, prend les rendez-vous et transmet les demandes. Les démarches restent traitées par votre équipe.
Entendez-la en 30 secondes
Appelez la démo au +33 1 89 31 63 59, puis testez-la sur vos propres appels.
Formules et prix sur la page Tarifs.
Secteurs proches
Juridique et comptableVoir la page juridique et comptableFormation et coachingVoir la page formation et coaching
Tous les secteurs