La prise de rendez-vous
Coupe, brushing, soin du visage : l'assistante propose trois créneaux adaptés à la durée de la prestation demandée.
Une réceptionniste pour votre salon, sans quitter votre cliente
Vous êtes en pleine coloration : l'assistante répond, trouve un créneau pour la bonne prestation et envoie la confirmation.
7 jours d'essai · carte demandée, rien prélevé pendant l'essai
Dans un salon ou un institut, le téléphone sonne toujours au mauvais moment. L'assistante répond avec le nom de votre salon, sans vous faire lâcher votre cliente.
Elle connaît vos prestations et leur durée : une coupe ne prend pas le même créneau qu'une coloration ou un balayage.
Ce que vous gagnez
- Vous restez concentrée sur votre cliente pendant que l'assistante remplit votre planning.
- Chaque prestation occupe la bonne durée dans votre agenda, sans chevauchement.
- Les clientes qui décalent ou annulent le font sans vous déranger, et reçoivent un SMS.
- Les rendez-vous du soir et du dimanche ne se perdent plus sur la messagerie.
Les appels que l'assistante gère pour vous
Le choix de la prestation
Si la cliente hésite, elle cite vos prestations telles que vous les avez listées, avec leur prix si vous l'avez indiqué.
La première visite
Elle note si c'est une nouvelle cliente, pour que vous puissiez prévoir un peu plus de temps d'échange.
Le changement d'horaire
La cliente rappelle pour décaler : l'assistante retrouve son rendez-vous par son numéro et propose une autre date.
L'annulation
Elle annule le rendez-vous et envoie un SMS. Si vous avez fixé des conditions d'annulation, elles sont rappelées.
Les questions du salon
Horaires, prestations à domicile, cartes cadeaux : elle répond si vous avez renseigné ces informations.
Exemple d'appel
ExempleUn samedi après-midi, pendant un balayage. Conversation fictive, pour illustrer le fonctionnement.
- AssistanteBonjour, Institut Vanille, je suis Juliette, l'assistante virtuelle. Je vous écoute.
- ClientBonjour, je voudrais prendre rendez-vous pour une coupe et un brushing.
- AssistanteAvec plaisir. Je vous propose mercredi à 10 heures, à 14 heures ou à 16 heures 30. Lequel vous convient ?
- Client14 heures. C'est la première fois que je viens.
- AssistanteBienvenue ! Quel est votre prénom ?
- ClientSophie.
- AssistanteParfait Sophie, votre rendez-vous pour une coupe et un brushing est confirmé mercredi à 14 heures. Vous allez recevoir un SMS de confirmation.
À La Réunion
- Horaires, créneaux et confirmations à l'heure de La Réunion (UTC+4).
- Jours fériés réunionnais pris en compte, dont le 20 décembre : aucun créneau n'est proposé ces jours-là.
- Vous gardez votre numéro habituel : il est renvoyé vers le numéro dédié inclus. Les mobiles en 0692 et 0693 sont reconnus.
- Les rendez-vous du samedi et du soir sont proposés à l'heure de La Réunion, jamais un jour férié réunionnais.
Questions fréquentes
L'assistante tient-elle compte de la durée de chaque prestation ?
Oui. Chaque prestation a sa durée, que vous réglez. Une coloration occupe un créneau plus long qu'une coupe, et deux rendez-vous ne se chevauchent pas.
Peut-elle annoncer les prix de mes prestations ?
Oui, si vous les avez indiqués dans vos prestations. Elle reprend vos prix tels quels et n'en invente aucun.
Que se passe-t-il quand une cliente annule au dernier moment ?
L'assistante annule le rendez-vous, libère le créneau et envoie un SMS à la cliente. Si vous avez défini des conditions d'annulation, le message les rappelle.
Une cliente peut-elle demander une coiffeuse en particulier ?
L'assistante note la demande dans l'appel, que vous retrouvez dans votre tableau de bord. Elle réserve dans votre planning unique : elle ne gère pas un agenda par coiffeuse.
Les clientes reçoivent-elles une confirmation ?
Oui. Après chaque réservation, modification ou annulation, la cliente reçoit un SMS de confirmation sur son portable.
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